Relaties importeren

In dit artikel lees je hoe een relatie-import bestand eruit ziet en aan welke voorwaarden het moet voldoen. Dit helpt je om Relaties op een efficiënte manier te importeren.

Als je relatie-import onderdeel uitmaakt van een volledige datamigratie, lees dan eerst het artikel Getting started met data-migratie

Bij datamigratie heb je als doel om je volledige CRM-data vanuit een eerder systeem, of vanuit excel-bestanden, naar Procurios te verhuizen. Denk daarbij aan Facturen, Abonnementen, Incasso-afspraken, Donaties, Contactmomenten, etc.

Hoe verloopt een relatie-import?

Een relatie-import verloopt in een aantal stappen:

Je maakt het bronbestand met relatiegegevens klaar in een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice, ...
Als het bestand klaar is, converteer/exporteer je het bestand naar .csv formaat
Het csv-bestand voer je in in de module 'Relaties Import' binnen CRM. Hier worden een aantal parameters gevraagd, zoals scheidingsteken, relatietype e.d.
Daarna kun je velden configureren. Je geeft dan aan welk veld in het CRM gevuld moet worden door welke kolom in je csv-bestand.
Vervolgens doe je eerst een test-import. Hier worden de eerste 199 regels getoetst. Als daar geen fouten uit komen kun je het bestand effectief importeren.

Zorg dat je, voordat je een import uitvoert, voldoende kennis hebt van het proces en de effecten daarvan in je CRM-omgeving. Als je je hier niet zeker bij voelt kun je een import van relaties ook door een Implementatie Consultant laten uitvoeren.

1. Je bronbestand inrichten

Het inrichten van je bronbestand kan best wat tijd kosten. Maar een goede voorbereiding helpt je wel om het uiteindelijke relatie-import een stuk makkelijker te laten verlopen.

Structuur van het bronbestand (kolommen)

Soms krijgen wij de vraag of we een standaard bestand hebben dat je in kunt vullen voor de data-import. Dat hebben we niet, want de structuur van dit bestand is afhankelijk van de velden die je wilt importeren. In een relatie-import kan je in principe zoveel of zo weinig velden importeren als je zelf wilt. Zo kun je alleen een mailinglijst importeren met de velden 'voornaam', 'achternaam', 'e-mail' en 'nieuwsbriefvoorkeur'. Maar een relatie-import kan net zo goed bestaan uit 50 kolommen met verschillende velden.

De exacte structuur hangt af van welke vrije velden je nodig hebt in je CRM. Deze zul je daarom eerst in moeten richten voordat je een relatie-import kunt doen. Als je weet welke velden je wilt importeren, dan kun je de structuur van het bestand bepalen.

Algemeen zijn er wel een aantal richtlijnen:

Neem in elk bestand als eerste kolom een Unieke ID op (sleutelveld). Dit is een willekeurig alfanumerieke ID die uniek is over alle importbestanden heen. Dit ID heeft verschillende doeleinden. Een voorbeeld is het bijwerken van bestaande relaties bij een her-import. Of het aan elkaar koppelen van meerdere relaties.
Het veld Naam is verplicht.
Om de import te vereenvoudigen is het handig dat je dezelfde structuur hanteert voor de verschillende bestanden per relatietype. Ook al staan er kolommen in die niet gebruikt worden. Een kolom die niet van toepassing is voor een bepaald relatietype (bijvoorbeeld het veld Voornaam voor een organisatie) laat je leeg.
Velden die in CRM als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook gevuld zijn bij de import.
De volgorde van de kolommen maakt voor de relatie-import niet uit. Tijdens de relatie-import geef je handmatig aan welke kolom op welk veld in het CRM gemapt dient te worden.

De inhoud van je bronbestand(en)

Zorg als eerste dat je alle informatie die je wilt importeren, op één plek verzameld. Denk dan bijvoorbeeld aan adresgegevens of mailinglists.

Informatie over financiën, abonnementen/lidmaatschappen, functies, donaties, contactmomenten etc. mag je bewaren voor de overige imports van de datamigratie.

Lees daarvoor ook Getting started met data-migratie.

Algemeen

Per import wordt er één Relatietype geïmporteerd. Wil je relaties importeren van meerdere relatietypen, dan gebeurt dat in verschillende import acties. Maak dus voor elk relatietype een apart bestand.
Gebruik in je spreadsheet zo weinig mogelijk opmaak, dat vereenvoudigt de conversie achteraf
Je mag velden leeglaten. Als je dus niet van al je relaties een adres hebt, is dat geen probleem.
Vermijd het gebruik van formules. Je kan formules gebruiken tijdens de opbouw van je spreadsheet, maar converteer de formules na afloop naar tekst.
Let er op dat er minimaal 1 sleutelveld aanwezig is.
Zorg dat alle velden die je wilt importeren ook aanwezig zijn als velden in het CRM. Hiervoor zul je dus mogelijk eerst vrije velden aan moeten maken.
Zorg dat je de instructies voor specifieke veldtypen volgt.

Instructies bij specifieke veldtypen

BTW-nummer

Het formaat moet voldoen aan de specificaties zoals geldig in het land waarvan het BTW-nummer afkomstig is. BTW nummers worden ingevoerd zonder spaties of andere niet alfanumerieke karakters.

Datum

Gebruik DD-MM-YYYY als datum formaat.

E-mailadres

E-mailadressen mogen geen karakters bevatten met accenten op (ë, é, õ, ...) en elk onderdeel van het email adres moet aanwezig zijn: het lokale gedeelte, een @-teken en een domein.

Bijvoorbeeld: john.doe@test.com

Lokaal gedeelte: john.doe
@-teken
Domein: test.com

IBAN

IBAN nummers worden ingevoerd zonder spatie. Enkel geldige IBAN nummers worden aanvaard. Kies in de configuratie alleen een iban/bic-functie.

De bic kan automatisch bepaald worden obv IBAN nummbers afkomstig uit AT, BE, CH, DE, ES en NL.

(Meer)keuzevelden

Voor (meer)keuzevelden moet in de cel de database waarde worden vermeld, en niet de titel zoals die zichtbaar is voor de gebruiker. Als we kijken naar het voorbeeld hieronder, moet het veld Taal nl bevatten in het geval van de Nederlandse taal.

Weet je niet welke database waarden je moet gebruiken voor (meer)keuzevelden? Zoek het veld op via CRM > Instellingen > Formulier vrije velden. Daar zie je de instellingen van het vrije veld.

In het geval van een meerkeuze veld kan de cel één of meerdere waarden bevatten. Deze moeten worden gescheiden door een puntkomma (;) zonder spaties voor of na de komma.

Naam

Het veld Naam is een verplicht veld voor elk relatietype. De lengte van dit veld bedraagt maximum 100 karakters.

Land

Gebruik de twee letterige ISO 3166-2 code en niet de volledige landnaam.

Voorkeurstaal

Welke opties je hier hebt, is afhankelijk van welke talen geactiveerd zijn in je Procurios Platform.

Je gebruikt hiervoor twee kleine letters. Bijvoorbeeld voor de talen Nederlands, Engels en Frans gebruik je respectievelijk nl, en, fr.

Lees meer over Wat doet het veld 'Voorkeurstaal'?

Website adres

Elke URL moet hieraan voldoen:

Starten met het protocol (bv: http:// of https://)
Enkel geldige karakters bevatten: het mag bijvoorbeeld geen komma (,) bevatten
Er moet een domein extensie aanwezig zijn (bv: .com, .be of .nl)
Enkel kleine letters gebruiken. Geen hoofdletters gebruiken

Wat is een sleutelveld?

Een sleutelveld is een uniek kenmerk van de te importeren relatie. Vaak is dit een numeriek ID. De waarde van het sleutelveld mag nooit op meer dan één relatie van toepassing zijn. Je kunt hiervoor het Procurios Systeem ID, een ID uit een extern systeem, of een zelf toegekend nummer gebruiken.

Het sleutelveld maakt het mogelijk om nu of in latere imports updates te doen op de betreffende relatiegegevens.

Ook een e-mailadres kan als sleutelveld dienen. Dan is het e-mailadres wel een verplicht veld en mag een adres niet bij meer relaties voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan gezinsleden die hetzelfde adres gebruiken.

Je bronbestand importeren via de relatie-import module

Als je bronbestand klaar is, exporteer je deze naar .csv en kun je deze importeren in Procurios via de relatie-import module. Deze vind je in CRM > Importeer relatie.

Laad hier je bronbestand in .csv formaat in en stel de overige instellingen in. De instellingen die je hier kiest, zijn afhankelijk van jouw situatie. We kunnen hier geen algemene uitspraken over doen. Heb je vragen? Overleg dan met een consultant.

Ben je klaar met het instellen? Klik dan op 'Velden configureren' om naar de volgende stap te gaan.

Velden configureren

Bij het configureren van velden koppel je de velden in CRM aan een kolom in je csv-bestand.

1. Relatieveld: Hier worden alle beschikbare velden uit CRM weergegeven. Een veld is beschikbaar als deze voor jouw als gebruiker toegankelijk is via minimaal één relatieformulier.

2. Sleutelveld: Kies één veld die de relatie uniek maakt.

3. Functie: Geef hier aan of en hoe het veld wordt geïmporteerd. Gebruik ' = ' als de waarde uit je bestand één-op-één moet worden overgenomen.

4. Argument: Kies hier de betreffende kolomnaam uit je import-bestand.

Staan de kolommen die je zou verwachten niet onder 'Argument'? Controleer dan nogmaals de instellingen. Waarschijnlijk heb je het verkeerde scheidingsteken gekozen of het verkeerde bestand ingeladen.

Ga je deze configuratie in de toekomst mogelijk vaker gebruiken? Sla dan de configuratie op met de knop onderaan (1).

Als je alle velden dan is het tijd om de import te testen. Klik hiervoor op 'Test de import' onderaan. Het systeem gaat nu de eerste 200 regels van je bestand testen, om te kijken of er fouten worden gevonden. Eventuele fouten kun je downloaden in een .csv bestand en aanpassen in je bronbestand. Vervolgens doe je de test-import opnieuw met het aangepaste bronbestand. Net zo lang tot er geen fouten gevonden meer worden.

Het systeem kan niet voorkomen dat álle fouten in een bestand worden gevonden. Die verantwoordelijkheid blijft bij jezelf liggen.

Als de test import foutloos is verlopen, is het tijd voor de echte import. Klik hiervoor op 'Importeer nu!'