Getting Started met Weergaven en Relatieformulieren

In dit artikel lees je hoe je relevante data toont aan een gebruiker binnen een bepaalde context met behulp van Weergaven en Relatieformulieren. Je kunt er voor zorgen dat gebruikers alleen relevante data zien voor specifieke werkzaamheden.

Lees hier verder als je een totaalbeeld wilt hebben van CRM: Opbouw van Procurios CRM

Context

Een relatie in je CRM is een bepaalde entiteit, zoals een persoon, bedrijf, school, famile, etc. (Voor deze uitleg ga ik uit van het relatietype Persoon). Relaties bevatten allerlei data, zoals adresgegevens, interesses, contactmomenten, financiële gegevens, etc. Binnen jouw organisatie kan een bepaald kenmerk uit deze data een context creëren.

Daarbij kun je denken aan de volgende voorbeelden van een context:

  • Relaties die deelnemen aan een panel om je organisatie van feedback te voorzien
  • Administratieve werkzaamheden door servicedesk medewerkers
  • Relaties die je wilt nabellen vanwege een openstaande factuur
  • Relaties die vrijwilligerswerk voor jou organisatie doen

Zie je ook dat een context niet om gescheiden groepen gaat? Een relatie kan namelijk in meerdere contexten passen.

Binnen elke context vinden verschillende soorten werkzaamheden plaats die vragen om een andere kijk op de data.

  • In de context van een panellid wil je wellicht informatie overzichtelijk weergeven over zijn beroep, zijn gezinssituatie en interesses.
  • In de context van administratieve werkzaamheden zijn snel aan kunnen passen van NAW-gegevens en inzicht in abonnementen, aankopen en facturen van belang.
  • In de context van de na-belactie is naam en telefoonnummer van belang en de financiële geschiedenis. Dat kan de toon van het gesprek bepalen.
  • In de context van een vrijwilliger wil je zien wat zijn skills en voorkeuren zijn, welke ervaring hij heeft en voor welke acties/taken hij is ingepland.

Zo zie je dat elke context om een andere benadering vraagt. Deze context kun je in je CRM creëren door middel van een Weergave en Relatieformulieren.

Weergaven

Een Weergave is als het ware een venster waardoor je een beperkte hoeveelheid Relaties zichtbaar maakt. Het is niet een groep waarin je Relaties afzondert. Relaties die je via een Weergave ziet, kun je via een andere Weergave ook zien.

Binnen een weergave is een gespecificeerde set van relaties beschikbaar en worden de acties bepaald die een gebruiker binnen die weergave kan uitvoeren.

Voornaamste functionaliteiten:

  • Een set van relaties toegankelijk maken
  • Toegang beperken tot bepaalde gebruikers, groepen of rollen
  • Bepalen hoe de relatiekaart er uit ziet en welke velden er beschikbaar zijn
  • Beschikbare acties (wijzigen, printen, exporteren, ...) beperken
  • Relaties binnen deze set doorzoeken / segmenteren
  • Zoekmogelijkheden beperken van gekoppelde data uit andere modules (facturen, bijeenkomsten, ...)

In de afbeelding hieronder zie je twee Weergaven (1): Backend Gebruikers en CRM.

Binnen een Weergave is het mogelijk Relatielijsten vast te leggen. Je ziet hier binnen de Weergave CRM de standaard Relatielijst Alle relaties en een custom Relatielijst Nieuwsbrief ontvangers (2).
Lees meer over Relatielijst maken.

Weergaven en Relatielijst

Weergaven kun je inrichten onder CRM > Instellingen > Weergaven

Relatieformulieren

Een weergave maakt gebruik van en of meer relatieformulieren. Door middel van een relatieformulier bepaal je welke gegevens worden getoond op de Relatiekaart en hoe worden ze weergegeven. Een relatiekaart kent 4 gebruikersfuncties:

  • Bekijken
  • Toevoegen
  • Bewerken
  • Verwijderen

Het is mogelijk om bij elke gebruikersfunctie in een Weergave een ander Relatieformulier te kiezen. Op die manier kun je bijvoorbeeld:

  • het invoeren van een nieuwe Relatie eenvoudig houden, door alleen de basis-gegevens uit te vragen voor de functie Toevoegen
  • er voor kiezen om de meest relevante gegevens bovenaan en in het eerste tabblad te plaatsen voor de functie Bekijken.
  • velden die gebruikers niet mogen wijzigen uit het formulier halen voor de functie Bewerken.

De afbeelding hieronder is niet representatief voor een Superuser, maar toont wel een mogelijke toepassing van verschillende Relatieformulieren.
Een Superuser ziet alleen de Weergave 'CRM' en eigen gemaakte Weergaven.

Lees hier hoe je een Relatieformulier kunt inrichten.

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk