Automatische verwerking van facturen bij inlezen transacties
Bij het op de achtergrond scannen van het bankafschrift worden vanaf nu ook facturen verwerkt, hiervoor geldt dat het factuurnummer in de omschrijving moet zitten en het openstaande bedrag moet overeenkomen met het bedrag van de transactie.
Wijzigingen facturatie
Het Procurios Platform beschikt al enige tijd over krachtige functionaliteit voor facturatie. We hebben een aantal belangrijke verbeteringen toegevoegd. We zetten ze graag op een rij:
- Het is nu mogelijk gemaakt om een factuur als bijlage mee te sturen bij e-invoicing. De downloadlink blijft ook gewoon werken. De reden hiervoor is dat een electronische factuur automatisch ingelezen kan worden door een financieel systeem. Nadelen aan deze feature zijn er ook. De factuur met persoons- en financiële gegevens worden onversleuteld over een potentieel onversleutelde verbinding verstuurd. Een ander nadeel is dat de download statistieken niet meer betrouwbaar zijn.
- Binnen de lijst met kostenplaatsen kan er nu gezocht worden naar een specifieke kostenplaats op code en titel.
- Er zijn meer factuur filtermogelijkheden bijgekomen
- Je kunt nu lijsten met facturen ook filteren op relatieselectie. Als de debiteur in de selectie zit, wordt de factuur getoond.
- Je kunt nu facturen filteren op de inhoud van de factuurregels. Om het snel te houden zoekt hij de letterlijke tekst, ook als er spaties in zitten.
- Het is tevens vanaf deze release mogelijk om een kolom op het factuursjabloon te maken voor het bedrag inclusief BTW. De kolom toont per opdrachtregel het bedrag inclusief BTW.
- Een ander belangrijke verbetering is dat de rapportage van facturen gefilterd kan worden op kostenplaats. Het printen van lijsten van facturen (outbox, openstaand en betaald) is verbeterd.
- De module Bijeenkomsten werkt nauw samen met Invoicing, de facturatie module. Een bezoeker kan bij aanmelding voor een event, opgeven naar wie de factuur verstuurd moet worden. Nu is het mogelijk gemaakt dat het e-mailadres voor de e-invoice wordt getoond ter controle.
- De gebruiksvriendelijkheid is verbeterd door een betere positionering van knoppen en ook is de timeline van de factuur geoptimaliseerd.
- Niet uitsluitend nuttig voor facturatie, maar wel belangrijk is de nieuwe functionaliteit voor grootboekrekeningen:
- Bij een administratie binnen de facturatie module kun je de debiteuren grootboek code opgeven.
- Bij een product kun je per administratie waarin het product beschikbaar is een grootboek code opgeven.
- Bij een BTW percentage kun je voor iedere administratie een grootboek code opgeven.
- Verder is de factuurinformatie bij het koppelen van een factuur aan een banktransactie uitgebreid. De factuurdatum, het factuurbedrag, de naam van de debiteur en het debiteurnummer zijn nu in de lijst zichtbaar. Verder is de informatie onder de picker knop aangepast en is daar nu de naam van de debiteur zichtbaar. Als een factuur is voorgeselecteerd bij het verwerken van de transactie is ook het bedrag zichtbaar onder de knop.
Wijzigingen in incasso opdrachten
Sinds 22 november 2016 is er een nieuwe SEPA Incasso standaard actief, van de belangrijkste wijzigingen zijn er 2 die direct invloed hebben op onze incasso module:
First en Recurring opdrachten
In de het geval van een doorlopende machtiging moest voorheen de eerste opdracht van het type FIRST zijn, alle daaropvolgende moesten van het type RECURRING zijn tenzij de eerste vooraf was gestorneerd dan moest de volgende alsnog een FIRST zijn. Snap je het nog? Gelukkig vonden de banken dat ook te lastig en daarom is de FIRST niet meer verplicht, hij mag wel maar hoeft niet. Bij ons zal er nu geen FIRST meer worden verstuurd maar worden alle opdrachten als RECURRING verstuurd.
Aanlevertijd incasso opdrachten
De aanlevertermijn voor een éénmalige opdracht (ook wel ONEOFF) of een eerste opdracht van een doorlopende machtiging (FIRST) moesten voorheen 5 werkdagen vóór de incassodatum bij de bank worden aangeleverd. Met een weekend daar bij opgeteld, zit je op die manier al snel op 7 dagen. Afhankelijk van je bank kon je er soms nog een dag bijrekenen en zo was je anderhalve week verder. Tot slot moesten vervolgopdrachten (RECURRING) vaak 2 werkdagen van tevoren al worden aangeleverd, wat afhankelijk van je bank ook weer minimaal 3 dagen duurde.
Kortom; dat schoot niet op! Daar is nu gelukkig over nagedacht en voor alle opdrachten geldt dat deze 1 werkdag van tevoren moeten worden aangeleverd bij de bank. Ook dit is wel weer afhankelijk van de bank, maar het zal sneller zijn dan het eerdere proces. Wil je bijv. op vrijdag incasseren, dan moet je de volgende aanlevertermijnen aanhouden:
- ING: Woensdag 23:00
- TRIODOS: Woensdag 24:00
- RABOBANK: Donderdag 7:00
- ABN-AMRO: Donderdag 12:30
Onze incasso module is nu zo aangepast dat bij de invoer van opdrachten de eerste mogelijkheid 2 werkdagen in de toekomst ligt, dus om bij het voorbeeld te blijven, betekent dit dat je de hele woensdag nog opdrachten kunt invoeren, om deze op vrijdag incasseren. Bij de ING hebben we in dit voorbeeld een probleem tussen 23:00 en 24:00, maar dat lost de ING zelf op door de opdrachten op de eerst volgende mogelijkheid in te plannen.