Het incassoproces

In dit artikel lees je hoe je een incasso-proces opzet en maandelijks uitvoert.

In het kort

Voor we starten zetten we even op een rijtje wat we nu precies voor elkaar willen krijgen.

  • Jouw relaties hebben je een toezeggingen gedaan voor een donatie of hebben een lidmaatschap of abonnement bij jouw organisatie lopen.
  • Voor die toezegging, lidmaatschap of abonnement willen we de afgesproken hoeveelheid geld incasseren.
  • Achteraf wil je weten of dat gelukt is of niet, zodat je weet of al je inspanningen niet voor niks zijn geweest.

Vooraf regelen

Voordat je kunt incasseren moet je twee dingen regelen:

  • Een contract met een bank, zodat zij de incasso’s voor je regelen.
  • Het inrichten van een Incassant: Incassanten beheren
    Hiervoor heb je Incassant ID nodig. Die krijg je van de bank nadat je een contract t.b.v. incasseren hebt afgesloten.

Maandelijkse routineklus

Vanaf nu wordt het vrij eenvoudige routineklus:

  • Open Finance > Te incasseren
  • Vul de instructiedatum in en filter.
  • Voor elke Toezegging of Factuur wordt dan gecheckt of er een incasso-opdracht gemaakt moet worden tot en met de instructiedatum. (Tot maximaal 1 jaar vooruit)

In het scherm met Te Incasseren opdrachten staat een Uiterste Vervaldatum. Je moet je incassobatch uiterlijk die datum aanleveren bij de bank.

  • Klik op ‘Maak batch van selectie’
  • Na het aanmaken van de batch kun je hem direct downloaden. Je hebt nu een bestand met incasso-opdrachten die de bank kan verwerken.
  • Stuur het gedownloade bestand naar de bank. Volg daarvoor de beschrijving die zij je daarvoor geven.
  • De bank zal nu op de incasso-datum die in de incasso-opdrachten staat het geld afschrijven van de rekening van je relaties.

Je sluit het proces helemaal af door met regelmaat, bijvoorbeeld 1 keer per maand, de banktransacties te importeren in je CRM-omgeving. 

Lees hier over Transacties importeren.

Datumdefinities

Instructiedatum Uiterste vervaldatum Incassodatum
Filter: Alle Toezeggingen die tot deze datum geïncasseerd kunnen worden.
Doorgaans kort voor de Uiterste vervaldatum.
Uiterlijke datum waarvóór incassobatch moet worden aangeleverd aan de bank. Datum waarop incasso's zullen worden uitgevoerd door de bank.

Verwerking incasso-transactieregel

De incasso-bedragen die succesvol door de bank zijn geïnd worden als één transactieregel teruggeleverd. Je ziet dit dan ook terug als één totaalregel in het transactieregel-overzicht in Procurios. Procurios koppelt deze transactie direct aan de juiste Toezeggingen en maakt de bijhorende Donaties aan. De transactieregel staat dan op 'verwerkt' en behoeft geen verdere actie meer.

Toezeggingscontrole

Het kan zo zijn dat een incasso niet is gelukt. Dat kan komen door te weinig saldo, stornering door de donateur, een technische probleem, etc. Controleer daarom ook periodiek of een toezegging is voldaan en zorg voor een gepaste navolging hierop, zoals een belletje, e-mail of brief.

Lees hier over Controle op openstaande Toezeggingen

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk