Releasenotes mei 2018 - Mail Merge

Prenotificeren

Vanaf heden beschikbaar zijn zes nieuwe mail merge velden uit de categorie Fondsenwerving pre-notificeren. Deze zes velden worden aangeboden door Fondsenwerving in combinatie met Direct Debit en bieden de mogelijkheid om gegevens uit een willekeurige toezegging met incassoafspraak die niet geprenotificeerd is te gebruiken in brieven. Het gaat om de volgende velden:

  • Toegezegd bedrag: Het bedrag dat geincasseerd zal gaan worden
  • Frequentie: De frequentie zoals aangegeven bij de toezegging
  • IBAN: De bankrekening zoals aangegeven bij de incassoafspraak
  • Mandaatnummer: Het mandaatnummer van de incassoafspraak
  • Startdatum: De datum van de (eerste) incassoinstructie
  • Dagtekening: De datum van vandaag de dag

Hoe gebruik ik het?

Zoals je gewend bent van de mail merge module kun je een sjabloon met velden uploaden. Bij deze velden kun je vervolgens de informatie plaatsen die je wil. Je kunt even snel een testje doen in de mail merge module, maar het echte samenvoegen zal plaats hebben vanuit het CRM of Fondsenwerving.

In het CRM is er een nieuwe zoekmogelijkheid voor toezeggingen. Je kunt nu zoeken op toezeggingen die niet geprenotificeerd zijn. Je kunt deze zoekmogelijkheid dus bijvoorbeeld gebruiken om een vast werklijstje te maken waar eens in de zoveel tijd een merge vanuit gedaan wordt. Let wel; zoek op toezeggingen met incasseerbaar ja en gepre-notificeerd nee. Als je alleen zoekt op gepre-notificeerd, vindt je ook toezeggingen zonder incassoafspraak.

Als je de juiste zoekopdracht hebt samengesteld dan kun je een mail merge gaan maken. Ook dit gaat gewoon zoals je gewend bent. Klik op "Mail merge maken" en selecteer het sjabloon met pre-notificatievelden. Je krijgt dan de mogelijkheid om de incassoafspraken tijdens het samenvoegen direct te markeren als gepre-notificeerd. We adviseren tevens dat je direct een contactmoment aanmaakt. Zo hoef je verder niks te doen voor je administratie.

Bij het contactmoment wordt per ontvanger de samengevoegde brief opgeslagen*.

Je kunt de mail merge ook direct vanuit Fondsenwerving aanmaken. Daarvoor ga je naar Fondenswerving en dan Pre-notificatie. Hier kun je niet verder filteren op fonds of campagne.

Wat bedoel je met "willekeurige toezegging"?

Een relatie kan in theorie meer dan één niet-gepre-notificeerde toezegging-met-incassoafspraak hebben. Het is in dat geval in theorie willekeurig en in de praktijk vaak de eerste beste toezegging die gekozen wordt.

 

    Tags:
  • Releasenotes
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk