Invoices

Volgen

Nieuwe functionaliteiten

Administraties

De belangrijkste toevoeging is dat het concept "administratie" een belangrijke plaats heeft gekregen in de module. Alle factuuropdrachten en facturen zitten nu in een administratie. Ook visueel komt dat terug. Je gaat een administratie in, en daar zie je alleen de facturen van de gekozen administratie.

Instellen BTW

Voor sommige organisaties (of in sommige administraties) is BTW niet relevant, bijvoorbeeld omdat ze niet BTW-plichtig zijn.

Per administratie is nu in te stellen dat BTW-gerelateerde velden worden verborgen. Alle factuuropdrachten en facturen hebben dan achter de schermen 0% BTW.

Debiteur

Een debiteur is een relatie die in een bepaalde administratie gefactureerd wordt. Een debiteur kan in de ene administratie andere eigenschappen hebben dan in de andere, zoals debiteurnummer, factuuradres, betalingscondities en betalingsgedrag. Een relatie in het CRM kan dus meerdere debiteuren zijn in de facturatiemodule. In elke administratie vind je nu een overzicht van debiteuren en details van een debiteur. 

Alle facturen en debiteuren

Soms is het wenselijk om alle facturen of alle debiteuren over alle administraties heen te doorzoeken. Hiervoor zijn twee nieuwe onderdelen gemaakt. Bij doorklikken naar de factuur of debiteur kom je in de betreffende administratie terecht.

E-invoicing

De facturen die je aanmaakt, worden nu standaard ook aangemaakt als e-mail. Zo kun je je facturen in 1 of meerdere keren per mail versturen aan je relaties. Van de verzonden mails kun je ook de statistieken bekijken: wie heeft de mail geopend en bekeken. Deze gegevens zie je ook in de timeline. 

De e-mailsjablonen kun je instellen per administratie en per taal. Ook kun je aangeven in welke taal de ontvanger de mail kan downloaden. Wil de debiteur geen mails ontvangen? Dan kun je dit instellen bij 'debiteursinstellingen'.

Nieuwe opties debiteuren

Maak je een selectie van je debiteuren, dan kun je nu tot 200 debiteuren direct selecteren. Dit was 30. En er is een nieuwe filter toegevoegd: debiteuren uitsluiten.

Bij het bekijken van debiteuren en crediteren, kun je nu zien welke relaties gearchiveerd zijn. 

Debiteurgegevens snel bijwerken

De debiteurgegevens op de relatiekaart en in de debiteuroverzichten werden elk half uur bijgewerkt. Dat gebeurt nu ook als er een factuur wordt opgeslagen, zodat je de gevolgen van bijvoorbeeld een betaling van een factuur direct ziet.

Herkomst van een factuurregel

Een factuurregel kan handmatig worden ingevoerd, maar vaak wordt die ook gegenereerd door andere modules, zoals abonnementen, webshop, bijeenkomsten of een extern pakket.

Bij de factuuropdracht of factuur is nu zichtbaar waar een factuurregel vandaan komt. Ook kan op deze herkomst worden gefilterd. Zo kun je het overzicht van facturen beperken tot facturen waar een factuurregel in voorkomt uit de webshop.

Overzicht en filter

Voor factuuropdrachten en facturen die geïncasseerd zullen worden, is het aantal betalingen (en de periode tussen betalingen) toegevoegd aan de kolom "incasseerbaar" van de lijsten. Ook kun je bij het filteren op "incasseerbaar" de periode aangeven. 

Bij factuuropdrachten kun je nu filteren op tekst in de factuurregels. Op die manier kun je gemakkelijker een bepaalde selectie factuuropdrachten verwerken.

Selectie van facturen crediteren

Het is nu mogelijk om een selectie van factureren in 1 keer te crediteren. Je hebt hierbij dezelfde opties als bij het crediteren van 1 factuur: 

  • Alleen een credit-factuuropdracht maken
  • Meteen ook de credit-factuur maken
  • Meteen ook de debit-factuur afboeken (i.e. betalen met de credit-factuur)

Je kunt kiezen uit: 

  • De hele factuur crediteren
  • Het openstaande bedrag crediteren

Rapportages in Invoices

Een nieuwe functionaliteit in Invoices is de rapportage. Voor nu is het 1 rapportage, maar in de toekomst voegen we er meer toe. 

Degene die je vanaf nu kunt gebruiken is: de rapportage per periode voor de boekhouding

Deze rapportage is bedoeld om een administratie in Invoices te laten aansluiten bij de boekhouding in een extern boekhoudpakket. Dat is in ieder geval jaarlijks nodig voor de jaarrekening, maar voor sommige van onze klanten ook vaker. Bijvoorbeeld voor interne verslaggeving of voor de btw-aangifte.

De periodes die je kunt kiezen zijn jaar, kwartaal en maand. Deze zijn genummerd ("maand 1") en niet benoemd ("januari") omdat we in de toekomst dan makkelijker gebroken boekjaren kunnen ondersteunen.

In dit overzicht wordt per btw-soort het volgende gerapporteerd:

  • het te ontvangen bedrag van de debiteur
  • de omzet
  • het af te dragen bedrag aan btw

De verschillende btw-soorten zijn gebaseerd op de btw-codes bij de producten die gekozen zijn bij de factuurregels. Je kunt nu ook een omschrijving invullen bij een btw-soort, zodat je hier verschillende btw-soorten met hetzelfde percentage van elkaar kunt onderscheiden. Handmatig ingevulde regels zonder gekoppeld product worden als "handmatige invoer" weergegeven.

Tijdslijn van facturen

Het overzicht dat je zag bij een factuur was statisch. Je zag alleen de informatie die op de factuur stond. Terwijl het voor debiteurenbeheer juist fijn is om te weten wat er gebeurd is sinds je de factuur gestuurd hebt. We hebben daarom een tijdslijn bij de facturen toegevoegd. Op de tijdslijn zie je: 

  • Factuur gemaakt
  • Factuur gedownload
  • Factuur gekopieerd
  • E-mail geopend (gerelateerd aan e-invoicing)
  • Factuur geëxporteerd
  • Factuur betaald
  • Notitie geplaatst
  • Factuurnummer gewijzigd
  • Factuur gecrediteerd
  • Factuur verzonden
  • Factuur gebruikt om een andere factuur mee te betalen
  • Betaling ontvangen
  • Opmerking (op factuur) toegevoegd / gewijzigd / verwijderd

Van boven naar zie je op een factuur nu de volgende elementen: 

  1. kerngegevens van de factuur
  2. acties op de factuur
  3. gebeurtenissen
  4. de factuur zoals hij “nu” is. 

Je kunt ook notities toevoegen aan een factuur. Deze notities zie je ook op je timeline.

Andere aanpassingen

Op vraag van verschillende klanten zijn de volgende verbeteringen gedaan:

  • Per administratie kan worden ingesteld welke producten kunnen worden gekozen bij een opdrachtregel.
  • Ongebruikte kostenplaatsen, factuurreeksen en administraties kunnen worden verwijderd.
  • Per administratie kan worden ingesteld dat elk jaar automatisch een nieuwe factuurreeks moet worden gegenereerd op basis van een gekozen patroon.
  • Bij factuursjablonen is de mogelijkheid toegevoegd om een preview te bekijken met een te kiezen factuur.
  • Je kunt vanaf het overzicht van administraties direct doorklikken naar factuuropdrachten, de outbox en open facturen.
  • Het invoeren van factuurregels is gebruiksvriendelijker gemaakt. Als je na een volledig ingevulde regel op opslaan klikt, wordt meteen opgeslagen en niet eerst een nieuwe regel aangeboden.
  • De tekst in het dialoogvenster bij het maken van facturen is verbeterd, er staat nu bij waar je afgeronde taken kunt vinden.
  • BTW-bedrag weggehaald van relatiekaart, openstaande facturen en betaalde facturen voor meer ruimte op het scherm. Bij factuuropdrachten en in de outbox staat het er nog wel omdat het daar nuttig is voor controle
  • De factuurregels zijn toegevoegd aan de CSV-export. 
  • In de CSV-export worden getallen geformatteerd op basis van de huidige taal.
  • Gebruikersnaam toegevoegd aan overzicht van taken.

Verbeteringen

Verwerken van facturen

Wanneer je werkt met een groot aantal facturen, werkte de module soms erg traag. Denk aan het maken van facturen vanuit factuuropdrachten, of het opbouwen van de factuur-PDF's.

Dit soort taken wordt nu op de achtergrond uitgevoerd. De gebruikers kunnen in het overzicht van taken zien wat er bezig is en als het klaar is de resultaten bekijken.

Bij deze resultaten is ook veel beter te zien wat er is gebeurd en waarom. Eventuele bijzonderheden kunnen dan handmatig worden hersteld.

Interface wijzigingen

Veel van onze modules worden door gebruikers als volgt gebruikt:

  1. Je komt binnen in een module en ziet een overzicht van items, bijvoorbeeld 'administratie België' en 'administratie Nederland' 
  2. Je klikt op een item en zit er nu 'in', bijvoorbeeld 'administratie Nederland' 
  3. Je klikt door op 1 van de pagina's binnen dit item

We noemen dit item: 'entity'

We hebben 3 verbeteringen gedaan om duidelijker te maken in welke entiteit je werkt:

  1. De EntityList: een overzicht van alle entiteiten
  2. De EntityCard: dit zie je als je klikt op 1 van de entiteiten. Vanuit deze card kun je makkelijk wisselen tussen entiteiten
  3. De EntityInfoMenu: de belangrijkste pagina's binnen een entiteit bij elkaar. Deze pagina's stonden eerst in de zijbalk, maar staan nu bovenaan de pagina.

Hieronder zie je een EntityCard, met links de EntityList (BE en NL) en bovenaan het EntityInfoMenu

Factuur en factuuropdracht bekijken

Het scherm "factuuropdracht bekijken" en "factuur bekijken" zijn vernieuwd. De informatie is overzichtelijker en beter gerangschikt.

Totalen bij invoeren factuuropdracht

Tijdens het invoeren van een factuuropdracht wordt het totaalbedrag voortaan realtime bijgewerkt. Dit kan helpen om te bepalen of de gehele factuuropdracht overeenkomt met een offerte of overeenkomst.

Invoeren van een factuuropdracht

Het invoeren, bewerken en bekijken van een factuuropdracht is opnieuw gebouwd. Het werkt nu goed in alle browsers die we ondersteunen in de backend, is beter met toetsenbord te bedienen en ziet er duidelijker en mooier uit.

Verbetering pagina met resultaat taak

We hebben de pagina waarop het resultaat van een taak te zien is verbeterd:

  • Pagina’s zijn overzichtelijker en mooier geworden
  • Alleen de belangrijkste informatie is direct zichtbaar, de rest wordt “dichtgeklapt”
  • Fouten en waarschuwingen zijn duidelijker


Overzichten, zoeken en filteren

De overzichten waren bij grote aantallen traag en reageerden soms onlogisch en onvoorspelbaar.

We hebben alle lijsten vervangen door een nieuw soort lijst en filter. Door ook het aantal kolommen en filtermogelijkheden te beperken is elke lijst nu veel sneller.

Totalen bovenaan lijst

Als je in de facturatiemodule een lijst opent, zie je nu de totalen bovenaan de lijst. De gegevens die je ziet, zijn afhankelijk  van de lijst die je opent en de filters die je gebruikt. Je hoeft hiervoor nu dus geen CSV-exports meer te maken, maar je ziet de totalen meteen in beeld. 


Weergeven samenvatting van data

Je hebt nu de mogelijkheid om boven een tabel met data een samenvatting te zien van de gegevens uit de tabel. Dit is handig als je bijvoorbeeld snel een optelling wil zien van openstaande bedragen.


Kerngegevens van een factuur beter zichtbaar

Wanneer je een factuur opent, zie je meteen bovenaan de belangrijkste gegevens van de factuur. Zo zie je bijvoorbeeld of er een bedrag openstaan en wat dit bedrag is. Ook zie je de vervaldatum van de factuur.


Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk