Voordelen nieuwe versie documentbeheer

Volgen

Er is een aantal verschillen in functionaliteit tussen Library 1 en Library 2 (de nieuwe versie van documentbeheer). In dit artikel beschrijven we de nieuwe functionaliteit die beschikbaar gekomen is. Implementaties die aangemaakt zijn na januari 2013 maken in bijna alle gevallen reeds gebruik van deze nieuwe versie.

Workspaces

De belangrijkste en meest in het oog springende verandering is de introductie van Workspaces. In de Library module is deze functionaliteit zichtbaar gemaakt door middel van het gebruik van tabbladen, waarbij iedere workspace zijn eigen tabblad heeft.

Binnen een workspace kan een nieuwe boomstructuur met categorieën gemaakt worden, zodat bijvoorbeeld een ondernemer al zijn documenten kan ordenen zoals hij dat zelf graag wil. Daarnaast worden op workspace-niveau de rechten bepaald, dus een ondernemer heeft alleen rechten op zijn eigen workspace en niet die van anderen. Aanvullend is het dan dus ook niet meer nodig om halverwege een boomstructuur ineens de eigenaar van een categorie te moeten wijzigen t.b.v. rechten, want dat is op workspace-niveau direct ingericht (en is veel eenvoudiger zichtbaar/terug te vinden).

Beheerders hebben uiteraard rechten op alle workspaces en kunnen binnen alle workspaces documenten toevoegen, de categoriestructuur beïnvloeden, etc.

Beveiligde workspaces

Een workspace kan aanvullend gemarkeerd worden als 'Beveiligde workspace'. Dit betekent dat voor alle documenten die hierin opgeslagen worden, gebruikers verplicht moeten inloggen om ze te kunnen openen. Op die manier kun je bijvoorbeeld persoonsinformatie gevoelige documenten (zoals een loonstrookje) niet per ongeluk op een willekeurige site 'publiceren'. De link naar het document kan wel geplaatst worden, maar als iemand het document dan wil downloaden zal er eerst ingelogd moeten worden.

Meerdere documenten in één keer uploaden

In Library 2 is het mogelijk om meerdere documenten in één keer te uploaden. Na het kiezen van een aantal documenten, zal er voor ieder document een upload-statusbalk getoond worden, gevolgd door een scherm waarin voor al deze documenten de titel optioneel kan worden aangepast. Direct daarna zijn ze allemaal beschikbaar in het systeem.

Drag & drop van categorieën en documenten

Categorieën en documenten die verplaatst moeten worden, kunnen in Library 2 door middel van 'drag & drop' verplaatst worden. Je kunt dit ook voor meerdere documenten tegelijkertijd doen. Het is dus niet meer nodig om ze 1-voor-1 te wijzigen en de categorie aan te passen.

Kopiëren & plakken

Documenten kunnen (naast 'drag & drop') ook door middel van 'kopiëren & plakken' verplaatst worden. Ook dit kan voor meerdere documenten tegelijkertijd plaatsvinden, of voor een volledige categorie (inclusief onderliggende categorieën en documenten).

Zoeken in de inhoud van documenten

Library 2 zal van PDF-, Word- en tekstdocumenten die opgeslagen worden, de inhoud indexeren. Hiermee kun je, naast de titel, zoeken naar tekst die in het bestand zelf staat. Zelfs als je de exacte bestandsnaam niet meer weet, kun je tóch het document vinden waar je naar op zoek bent.

Versiebeheer

Documenten (en categorieën) die gewijzigd worden, zullen hiervan een regel opnemen in het versiebeheer. Van alle documenten en categorieën kun je als beheerder dan ook de verschillende versies bekijken. Hier staat ook bij welke gebruiker deze versie heeft geïntroduceerd en wat er gewijzigd is (denk aan: titel, omschrijving, document zelf, etc).

Overig

Naast bovenstaande mogelijkheden biedt Library 2 aanvullend ook:

  • Toevoegen van 'labels' aan documenten, zodat daarmee bepaalde documenten gegroepeerd kunnen worden die opgeslagen zijn onder verschillende categorieën.
  • Er zijn extra filter mogelijkheden bijgekomen in de lijst met documenten.
  • Gebruikers kunnen zelf instellen welke kolommen getoond worden in de lijst met documenten.
  • Het is mogelijk om een categorie met documenten in zijn geheel als ZIP-bestand te downloaden.

Daarnaast zal nieuwe functionaliteit als eerste toegevoegd worden aan Library 2 en zijn er nieuwe modules die het concept 'Workspaces' nodig hebben. Indien je een module wilt gebruiken die dit nodig heeft, en je werkt nog met Library 1, dan zal dat extra tijd vergen bij implementatie.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk