Algemene informatie over de mailmerge-module

Volgen

Begrippen

In de module worden de volgende begrippen geregeld gebruikt:

  • Mailmerge: Het samenvoegen van een brondocument met gegevens uit het CRM.
  • Brondocument: Het document (vaak is dit een brief) waar de brontekst in staat, inclusief de te vervangen velden.
  • Veld: Plaats in het brondocument die vervangen moet worden met gegevens uit het CRM.
  • Ontvanger: De ontvanger van de gegenereerde mailing; een relatie uit het CRM.
  • Ontvanger bedrijf: Het bedrijf waar de ontvanger in het CRM onder valt.
  • Verzender: De instantie die de mailing (cq. samengevoegde documenten) verstuurt.
  • Samengevoegd document: Het brondocument waarin alle velden zijn vervangen met gegevens uit het CRM. Dit document wordt naar de ontvanger(s) verzonden.
  • Relatie-eigenschap: Veld op een relatiekaart in het CRM.
  • Sjabloon: Een bij het systeem bekend brondocument met bijbehorende instellingen voor het uitvoeren van een mailmerge.

De mailmerge-module

Sjablonen

Een mailmerge start je vanaf de relatiekaart. Voordat je een mailmerge kunt starten, moet er tenminste één mailmerge-sjabloon beschikbaar zijn. Om een sjabloon toe te voegen of te wijzigen, ga je naar de mailmerge-module en selecteer je de sjablonen-pagina.

Sjabloon toevoegen
Klik op Sjabloon toevoegen om een nieuw sjabloon toe te voegen. Over het algemeen doorloop je het volgende proces:

  1. Voer de algemene eigenschappen van het sjabloon in. Let op wat je bij het veld Zichtbaarheid kiest.
  2. Na het opslaan van de algemene eigenschappen kom je direct in het scherm waar relatie-eigenschappen gekoppeld kunnen worden aan de in het brondocument gevonden velden.
  3. Als alle gewenste velden zijn gekoppeld, test dan het sjabloon eerst om te controleren of de uitkomst (een samengevoegd document) correct is.
  4. Is alles in orde? Publiceer het sjabloon dan door het te markeren als Klaar voor gebruik.

Wellicht heb je nog nooit een brondocument gemaakt. In dat geval kan je hier lezen hoe het werkt in Word 2007, Word 2013, Word for Mac 2011 en Open Office.

Sjabloon bewerken
Een bestaand sjabloon kan je bewerken door in de lijst één van de volgende acties uit te voeren:

  • Koppelen van velden aan relatie-eigenschappen. Deze configuratie is verplicht voordat je het sjabloon kunt gebruiken voor het uitvoeren van een mailmerge.
  • Bekijken van een voorbeeld. Bekijk een samengevoegd document als ware het gegenereerd voor een bepaalde relatie.
  • Sjabloon bewerken. Bewerk algemene eigenschappen van het sjabloon.
  • Sjabloon verwijderen.

Samengevoegde documenten

Het overzicht op deze pagina toont alle mailmerges die je in het CRM hebt aangemaakt. Je kunt hier van het mailmerge-proces de status zien en, als de mailmerge is geslaagd, de samengevoegde documenten downloaden.

Nu samenvoegen, later downloaden
Dit kan met name handig zijn als je na het aanmaken van de mailmerge niet hebt gewacht op het voltooien van de mailmerge. Met andere woorden: je kunt na het aanmaken van een mailmerge direct verder gaan met werken en later vanuit dit overzicht de samengevoegde documenten downloaden. Als een mailmerge lang duurt, hoef je daar niet op te wachten.

Samengevoegde documenten tot 30 dagen te downloaden
Je kunt samengevoegde documenten downloaden voor een periode van 30 dagen. Na deze periode worden de documenten verwijderd. Als je documenten langer wilt bewaren, zorg er dan voor dat je de documenten op je eigen computer opslaat.

Foutieve mailmerge uitgevoerd?
Als je per ongeluk een foute mailmerge gestart hebt: geen probleem. De samengevoegde documenten worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Als je de mailmerge als contactmoment hebt aangemerkt, dan kan je het contactmoment voor alle relaties in één keer verwijderen vanuit het contactmomenten-overzicht.

Een mailmerge starten in het CRM

Als er één of meer mailmerge-sjablonen zijn die je kunt gebruiken, dan verschijnt er op de relatiekaart een nieuwe knop: Mail merge. Deze knop vind je op verschillende plaatsen, zoals op de relatiekaart van één relatie of een relatie-groep, bij het bekijken van een selectie of bij het resultaat van een zoekopdracht.

Klik op de knop om een mailmerge te starten. Dit proces is zeer eenvoudig. Je kiest simpelweg het sjabloon en geeft aan of je dit moment als contactmoment wilt opslaan. Dit is overigens alleen mogelijk als je gebruik maakt van de contactmomenten-module. Vervolgens klik je op Download samengevoegd document.

In de meeste gevallen krijg je de samengevoegde documenten direct aangeboden als download. Als je een grote mailmerge uitvoert, kan het langer duren dan een paar seconden. In dat geval kan je het scherm die de voortgang weergeeft sluiten en later in de mailmerge-module terugkomen om het resultaat te downloaden.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk