Wat wordt er verwacht van mij als klant?

Volgen

Om het implementatietraject van Procurios /Fundraising zo vlot mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat je dit artikel grondig doorneemt en je voorbereidt op de eerste afspraak.

Voor de implementatie

Bestaande relatiegegevens

Waarschijnlijk heb je reeds relatiegegevens in een bestaand systeem bewaard. Dit kan een CRM systeem zijn, een Excel bestand, een Access database of een ander systeem. Misschien gebruik je ook een email pakket om mailings te versturen en zitten daar ook relatiegegevens in (bijvoorbeeld Mailchimp).

Maak voor jezelf een overzicht waar je bestaande data is opgeslagen. Kijk vervolgens welke data je wil overzetten naar Procurios /Fundraising. Wil je dit manueel doen, of beroep doen op Procurios? Als wij de migratie mogen doen, kijk dan hier voor meer informatie.

Tot slot is het belangrijk dat je onderzoekt en oplijst welke eigenschappen je wil bewaren bij je relaties. In CRM maken we tijdens de implementatie velden aan om al die eigenschappen te kunnen wegschrijven. Enkele voorbeelden van eigenschappen:

Informatie over je huisstijl

Hoe ziet je huisstijl er uit? Is er een huisstijlgids beschikbaar?

Een huisstijlgids is een document dat afspraken bevat over het gebruik van het logo, kleuren, lettertype en opmaak.

Hou ook volgende bestanden klaar:

  • Logo in zo hoog mogelijke resolutie (jpg of png). Indien beschikbaar een normale versie (dikwijls liggend) en een vierkante versie
  • Favicon voor de website

Mailing voorbeeld

Stuur je reeds digitale mailings? Lees dan verder.

Omdat we tijdens de implementatie onze standaard mailing template voor je gaan personaliseren, is het handig dat je ons een voorbeeld bezorgt van een bestaande mailing. Zoek alvast een representatief voorbeeld en hou dat bij de hand.

Facturatie

Wil je gebruik maken van Invoicing? Lees dan verder.

Hou een representatief voorbeeld van een bestaande factuur bij zodat we ons standaard factuursjabloon kunnen personaliseren.

Zorg er ook voor dat je antwoord hebt op volgende vragen:

  • Wil je gebruik maken van kostenplaatsen?
  • Ben je BTW-plichtig?

Wil je e-invoicing gaan gebruiken?

  • Denk dan alvast na over de tekst die in de factuurmail moet staan
  • Wie (naam en email adres) wordt de afzender van de e-invoicing emails?

Abonnementen / Lidmaatschappen

Heb je abonnementen (lidmaatschappen)? Lees dan verder.

Breng in kaart welke typen abonnementen je allemaal gebruikt of wenst te gaan gebruiken.

Zorg dat je minstens antwoord hebt op volgende vragen:

  • Welke kosten zijn er verbonden aan elk abonnement
  • Wat is de looptijd?
  • Wat is het proces om een nieuw lid aan te maken? Loopt dit via de website, via email? En welke administratieve stappen vinden er allemaal plaats?
  • Wat is het proces om een abonnement te vernieuwen?
  • Worden abonnementen gefactureerd?
  • Hoe worden de betalingen verwerkt?

Donaties

Wil je gebruik maken van Donations? Lees dan verder.

Breng in kaart hoe je organisatie op dit moment donaties ontvangt.

Zorg dat je minstens antwoord hebt op volgende vragen:

  • Maak je gebruik van fondsen en campagnes?
  • Welke kanalen worden er gebruikt om fondsen te werven?
  • Hoe gebeurt de financiële verwerking van de inkomende donaties?
  • Hoe worden donaties verwerkt in de boekhouding?
  • Maak je gebruik van automatische incasso (NL) / domiciliëring (BE)? Indien ja, hou dan je incassant gegevens bij de hand

Wil je de verwerking vereenvoudigen door digitale bankafschriften in te lezen in Procurios /Fundraising? Zorg dan dat je bij je bank een voorbeeld bekomt van een formaat dat wij ondersteunen. Op deze pagina meer info.

Tijdens de implementatie

Data import

Als je beroep doet op Procurios om je relatiedata te migreren, zal de Internet Consultant je instructies bezorgen over hoe de import bestanden moeten aangeleverd worden. Hoe beter deze bestanden worden aangeleverd, hoe minder werk het is om de bestaande data te importeren.

Je ontvangt de informatie over de import nadat de inrichting van CRM is afgewerkt omdat dan pas de relatie structuur bekend is.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk