Relaties importeren

Volgen

In dit artikel beschrijven we hoe een relatie-import bestand eruit ziet en aan welke voorwaarden het moet voldoen zodat het op een efficiënte manier kan geïmporteerd worden.

Hoe verloopt een relatie-import?

Een relatie-import verloopt in een aantal stappen:

  1. Het bronbestand met relatiegegevens wordt opgemaakt volgens het afgesproken formaat in een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice, ...
  2. Als het bestand klaar is, wordt het geconverteerd naar CSV formaat
  3. Het CSV bestand wordt ingelezen in de import module van CRM en er worden een aantal parameters ingesteld
  4. Vervolgens vindt er een test-import plaats en als daar geen fouten uit komen, wordt het bestand effectief geïmporteerd

De effectieve import van relaties wordt meestal uitgevoerd door een Implementatie Consultant omdat dit proces momenteel vrij technisch en foutgevoelig is.

Waar moet ik op letten?

Algemeen

  • Per import wordt er één Relatietype geïmporteerd. Wil je relaties importeren van meerdere relatietypen, dan gebeurt dat in verschillende import acties
  • Je gebruikt in je spreadsheet best zo weinig mogelijk opmaak, dat vereenvoudigt de conversie achteraf
  • Vermijd het gebruik van formules. Je kan formules gebruiken tijdens de opbouw van je spreadsheet, maar converteer de formules na afloop naar tekst

Instructies bij specifieke veldtypen

BTW-nummer

Het formaat moet voldoen aan de specificaties zoals geldig in het land waarvan het BTW-nummer afkomstig is. BTW nummers worden ingevoerd zonder spaties of andere niet alfanumerieke karakters.

Datum

Gebruik DD-MM-YYYY als datum formaat

E-mailadres

E-mailadressen mogen geen karakters bevatten met accenten op (ë, é, õ, ...) en elk onderdeel van het email adres moet aanwezig zijn: het lokale gedeelte, een @-teken en een domein.

Bijvoorbeeld: john.doe@test.com

  • Lokaal gedeelte: john.doe
  • @-teken
  • Domein: test.com

IBAN

IBAN nummers worden ingevoerd zonder spatie. Enkel geldige IBAN nummers worden aanvaard.

Land

Gebruik de twee letterige ISO 3166-2 code en niet de volledige landnaam.

(Meer)keuzevelden

Voor (meer)keuzevelden moet in de cel de database waarde worden vermeld, en niet de titel zoals die zichtbaar is voor de gebruiker. Als we kijken naar het voorbeeld hieronder, moet het veld Taal nl bevatten in het geval van de Nederlandse taal.

 

Weet je niet welke database waarden je moet gebruiken voor (meer)keuzevelden? Vraag van hulp aan je Implementatie Consultant.

In het geval van een meerkeuze veld kan de cel één of meerdere waarden bevatten. Deze moeten worden gescheiden door een komma (,) zonder spaties voor of na de komma.

Website adres

Elke URL moet hieraan voldoen:

  • Starten met het protocol (bv: http:// of https://)
  • Enkel geldige karakters bevatten: het mag bijvoorbeeld geen komma (,) bevatten
  • Er moet een domein extensie aanwezig zijn (bv: .com, .be of .nl)
  • Enkel kleine letters gebruiken. Geen hoofdletters gebruiken

Structuur van het bestand (kolommen)

De exacte structuur van het bestand kan pas bepaald worden nadat de inrichting van CRM achter de rug is. Omdat de structuur afhankelijk is van de beschikbare velden in jouw implementatie.

Algemeen zijn er wel een aantal richtlijnen:

  • Neem in elk bestand als eerste kolom een Unieke ID op. Dit is een willekeurig alfanumerieke ID die uniek is over alle importbestanden heen. Dit ID heeft verschillende doeleinden. Een voorbeeld is het bijwerken van bestaande relaties bij een her-import. Of het aan elkaar koppelen van meerdere relaties
  • Het veld Naam is een verplicht veld voor elk relatietype. De lengte van dit veld bedraagt maximum 100 karakters
  • Om de import te vereenvoudigen is het handig dat je dezelfde structuur hanteert voor de verschillende bestanden per relatietype. Ook al staan er kolommen in die niet gebruikt worden. Een kolom die niet van toepassing is voor een bepaald relatietype (bijvoorbeeld het veld Voornaam voor een organisatie) laat je leeg
  • Velden die in CRM als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook gevuld zijn bij de import
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk